Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Forms
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“ informieren. Die globale Bereitstellung des Formulars erfolgt durch die Microsoft Ireland Limited.
Je nach Einsatzzweck von Microsoft Forms können wir die mit Microsoft Forms erhobenen personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke verwenden:
- Durchführung von Umfragen
Wir bemühen uns, unsere Umfragen anonym und datenschutzfreundlich zu gestalten.
Angaben zum Verantwortlichen:
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
Bayerische Landesärztekammer (BLÄK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Mühlbaurstraße 16
81677 München
Telefon +49 (0)89 4147–0
Fax: +49 (0)89 4147–280
E-Mail: info@blaek.de
www.blaek.de
Angaben zum DSB:
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Datenschutzbeauftragter der Bayerischen Landesärztekammer
c/o activeMind AG
Potsdamer Straße 3
80802 München
E-Mail: datenschutzbeauftragter@blaek.de
Telefon +49 (0)89 919294–900
Ihre Betroffenenrechte:
Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:
- Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung ( 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten ( 16 DSGVO),
- Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten ( 17 DSGVO),
- Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen ( 18 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns ( 21 DSGVO) und
- Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben ( 20 DSGVO).
Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde.
Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie hier: Liste der Aufsichtsbehörden.
Microsoft Forms
Art und Zweck der Verarbeitung:
Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
- IP-Adresse
- Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse
- Bevorzugte Sprache
- Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
- Datum und Uhrzeit des Absendung der Antwort(en)
- Umfragespezifische Angaben (Der Umfang dieser Daten hängt von den Fragen und Antworten, etc. ab)
Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine personenbezogenen Daten. Wir sind bemüht sofern möglich, die Umfragen anonym durchzuführen.
Rechtsgrundlage:
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung gemäß Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit dem HKaG.
Soweit durch die Teilnahme an einer Umfrage eine Einwilligung erteilt wird (optionale Umfrage), ist die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person).
Empfänger:
Empfänger der Daten sind lediglich die jeweilig zuständigen Umfrageersteller, sowie eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitern. Weitere Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister.
Drittlandstransfer:
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) findet in der Regel nicht statt, da wir Datenspeicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können jedoch wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten über Internet-Server geleitet werden, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann der Fall sein, wenn sich die Nutzer in einem Drittland befinden. Die Daten werden jedoch während des Transports über das Internet verschlüsselt und so vor dem Zugriff Dritter geschützt. vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.
Microsoft Corp. hat Ihren Sitz in den USA. Eine Verarbeitung kann somit auch außerhalb der EU, namentlich in den USA stattfinden. Sofern es zu einem Drittlandstransfer kommt, bestehen Garantien in Form von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
Speicherdauer:
Grundsätzlich löschen wir personenbezogene Daten, wenn keine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung besteht. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Verpflichtung in Betracht. Soweit Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden wir Ihre Daten nach Erhalt eines Widerrufs der Einwilligung löschen.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse oder anderer Identifikationsmerkmale an die oben genannten Kontaktinformationen gesendet werden.